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会計経理を効率化する

会計経理を効率化する

会計経理業務は、管理部門の業務であり、非効率さが目立つ業務です。そこで、このページでは、会計経理業務の効率化対策のポイントとその具体案について説明します。

 

目次

  1. 経理業務の構造
  2. 経理環境の変化に対応する
  3. 経理専門社員(パート)は必要か
  4. 経理効率化を図るECRSの原則とは
  5. 小口現金管理の効率化
  6. 勘定項目まで記載した経費精算申請書を作成
  7. 預金通帳の1本化が理想

 

経理業務の構造

会社が企業活動を行う際には、必ず経理業務が発生しますが、この業務は、時期的に分けて以下に掲げる大きな3つの業務に分類されます。

 

1.日次業務

日次に行う経理業務は、経費の精算、現金の収支確認、出金伝票や入金伝票の記録、各帳簿への記録、出納帳の金額と実際の現金有高の確認等。

 

2.月次業務

支払日における預金残高の照合、1か月の仕入れ・売上の計上、振替伝票の作成と月次試算表の作成等。

 

3.年次業務

在庫の計上と決算書類等の作成、減価償却費や貸倒引当金等の精算等。

 
簿記の知識がある方はご存じと思いますが、以上に掲げた経理業務は、会社の業務の中で発生した取引結果を記録・集計する作業であり、世界的に共通する簿記や会計基準によって定型化されています。

 

経理環境の変化に対応する

経理環境の変化に対応する
従来の経理業務は、手書き伝票を書き起こし、それを電卓やそろばんで集計し、その数字に誤りがないかを見直すといった、とても面倒で神経のつかれる業務と言えました。しかし、PCのハードウエア、ソフトウエアの急速な性能向上で、面倒で複雑な計算もすぐに完了することが来るようになりました。例えば、会計ソフトを利用するだけでなく、パソコンに標準装備されているエクセルを利用しても、経理業務を行う事も可能です。

 
また、インターネットサービスも充実し、ネットバンキングを活用すれば、会社の支払いや入金の確認、更に、納税までもインターネット上で行える環境が整っています。また、会計経理業務は、帳簿への様々な取引の記帳業務が面倒な業務ですが、インターネットで、各取引データと記帳会社に送信すれば代行してくれるサービスも多く見受けられるようになりました。

 
このようなPCの性能向上とそれに伴うインタ―ネット環境の進展を活用して、会社の経理業務の効率化を図る必要があります。こうした会社経理環境の変化に対応して、従来の手書き伝票作成時代の効率の悪い作業を会社経理において、鋭意見直すことが迫られていると言えます。

 

経理専門社員(パート)は必要か

経理専門社員(パート)は必要か
経理業務のわずらわしさから解放されるため、経理担当のパートさん等を雇う会社経営者も多いと言えます。ただ、パートさんに経理をお願すれば、当然ながら費用が発生し、会社経理は重要な会社の秘密事項なので、その情報管理も気になるとことです。このように、会社の経理を担当させる社員やパートさんを雇う事は、創業まもない会社では、一般的に言って、経理業務の効率化を図る上では、必ずしも得策とは言えません。会社を設立した場合は、行政書士等の専門家に依頼することが多いのですが、このような会社設立手続きを専門に扱う行政書士事務所は、帳簿の記帳サービスも格安料金で代行していることが多いのです。また、行政書士は情報の守秘義務が法律上課されているため、経理情報の外部への情報漏えいリスクも非常に少ないといと言った利点もあります。

 

経理効率化を図るECRSの原則とは

会社経理業務の効率化を図る基本的な戦略として、「ECRS」と呼ばれる原則があります。「ECRS」の原則は、本来製造業の生産管理業務を対象に、部品調達や管理コストの共通化を図ることにより、コストを削減する原則として発展してきましたが、現在では、販売や購買業、そして会計経理業務合理化への応用が有効的であるとされています。

 
「ECRS」は、4つの単語の頭文字を並べたもので、Eは、「排除」つまり、工程、作業、動作の日常業務の中で排除できる事項はないかを検討します(Eliminate)、Cは、それぞれ分離した行う業務を結合して一緒に行い、効率化できないか(Combine)、Rは、作業手順を変更することで効率化できないか(Rearrange)、Sは、業務をもっと簡素化・単純化して効率化することができないか(Simplify)という4つの観点から会計経理業務を見直します

 
この手法は、事業計画や経営計画等の作成指針となるいわゆる「5W1H」と同様に、この「ECRS」の原則は、会計経理の効率化を図る基本的な指針として機能します。

 

小口現金管理の効率化

企業は、通常、手許にあまり大きな現金は持っていません。何故なら、会社の金庫等に大量の現金を置いておくと盗難や火災のリスクが大きいからです。そこで会社は、一般的に金融機関の当座預金に現金を預けて管理しています。ただ、会社に僅かなお金さえも置いていない訳にはいきません。何故なら、郵便物や宅配の料金、交通費、雑誌・新聞代等の少額の現金支払いが発生するからです。営業先でタクシーを利用して、小切手や手形で支払う訳にはいきません。そこで、会社では、ある程度の現金を手元に置いておく必要があり、このお金を簿記の知識がある方はよく知っている「小口現金」と言います。小口現金は会社の会計部署が管理するのではなく、各部署に用度係というかかりを設けて管理するのがその特徴と言えます。この結果、小口現金を管理する担当者を各部署に置く必要が生じます。小口現金の担当者は、旅費・交通費等の精算請求を受け度に、領収書を確認して、小口現金を管理する金庫の中から支払いを請求に応じます。また、この取引内容を簿記の記載方法に従って現金出納帳に転記し、実際に現金を数えて、その金額と現金出納帳の金額があっているのかの照合を行う必要があります。これを毎日繰り返す必要があり、万一、釣り銭がない場合は、自分の財布から一時的にたてかえることもあります。このように、「小口現金」の管理は会社の会計経理業務の中では、煩雑で非効率な業務と言えます。

 
そこで、会計・経理業務の効率化を図るには、いわゆるキャッシュレス会計を行い、経費精算を給料と共に一括振り込みを行う、小口現金用の金庫によるお金の管理を廃止する取り組みが必要と言えます。

 

勘定項目まで記載した経費精算申請書を作成

自分が行った業務の際に発生した経費の集計作業を行う事は、ビジネスマンとしての最低限の能力と言えます。そこで、会社は会計・経理の効率家に際し、経費の集計作業のルールを会社の会計・経理担当者が1つのフォーマットを作成します。このフォーマットに、社員・従業員が各自記入してもらえば、会計・経理の効率化が図れます。これは、各自である程度まで、会計・経理処理業務を行って貰う事です。

 
近年では、会社の会計や経理に関する知識、またその基本となる簿記の基礎的な知識を持つことはビジネスマンが持つべき基本的な資質・知識とさえ言われています。そこで、会社の経費精算申請書では、社員・従業員が、1か月分の取引内容ごとの領収書を分類し、交通費や交際費などの経費の支払日、勘定科目、支払相手先、支払金額、取引内容をまとめて記入すれば、会社の会計・経理の効率化を行う事が可能です。

 
勘定科目の項目は、簿記の中でもっとも基本的な仕訳けに関する事項で、最初は分かりにくいこともあるかもしれませんが、日商3級簿記の仕訳け程度の理解は、これからのビジネスマンにとって最低の知識武装と言えます。この各従業員等から提出された経費精算書を集計して、合計金額を経理担当者がまとめて記入します。経費精算申請書は、紙の経費精算申請書を作成するか、又は、様式のみを決めて、エクセル等の表計算ソフトを使ってさらなる会計・経理の効率化を図るのかは、会社の実態や社員の希望を入れて判断して下さい。

 
簿記を学んだことがない方は、初めのうちはとっつきにくいと思いますが、学習してしばらくして有る程度の理解が出来るようになれば、とても論理的で充実感を味わえる知識習得学習と感じることができます。経理・会計の効率化も、担当者や会社任せではなく、各自が会社会計や経理の当事者であると言う自覚によって、期待値以上の会計・経理の効率化の効果を生むと言えます。

 

預金通帳の1本化が理想

各家庭でも個人でも、銀行等の金融機関の預金通帳を何冊も所持していることが多いのではないでしょうか。会社でも、事業の拡大や取引先が増加することで、金融機関の口座数も次第に増えて行きます。預金口座が増加すればするほど、その管理業務は増えてしまいます。

 
そこで、会社の会計や経理を効率良く行うには、会社の取引をできる限りメインバンク1行に集中して管理することが重要です。また、金融機関の口座を集中させることで、資金移動の手間を省くことができ、残高確認が容易になり、更に、お金の流れを正確に把握することができます。

 
会社経営は、資金繰りとの戦いでもあるので、キャッシュフローの実態を明確に確認しておく必要がありますが、金融機関口座を究極的に1つの絞り込むことは、会社の資金の流れの把握に大きく寄与する効果が認められ、会社の会計や経理の効率化にも置くき寄与します。


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